Dus alle belang voor OR-leden om tijd goed te benutten.
Lifehacking, van oorsprong een computergeoriënteerde manier om slimmer te werken, is uitgegroeid tot een beweging waarbinnen adviezen en tips om slimmer te leven verzameld worden.
- Maak tijd vrij voor de OR en plan dat. Immers, er komt nooit spontaan een gunstig moment voor lezen, overleggen of een vergadering voorbereiden. Blok die tijd in de agenda en maak ook duidelijk aan anderen dat storen even niet kan – ga eventueel fysiek van de werkplek weg. Blokkeer niet alleen tijd, maar heb ook een aantal taken voor die tijd. Maak een realistische agenda voor het tijdblok.
- Er zijn veel snelle manieren van communiceren, die een prachtige dynamiek geven. Maar soms moet de aandacht onverdeeld blijven en dat vraagt wat voorbereiding. Zet mail alerts uit, de telefoon op stil en zorg dat collega’s niet storen; maak een concentratie-firewall.
- Rationaliseer storingen: hoe belangrijk is het telefoontje écht? Kan het geen half uur wachten? Gaat die collega met een vraag écht niet weg als je zegt dat je over een uurtje langskomt? En wat als u ziek was of in bespreking?
- Lees met aandacht. Vraag je voordat je gaat lezen af wat je verwacht aan te treffen. Maak aantekeningen (geel voor een vraag, rood voor actie). Maak na het lezen kort enkele aan tekeningen met acties.
- Lees eerst de samenvatting en de inhoudsopgave en ga na wat dan nog perse gelezen moet worden.
- Doe het samen. Zoek met enkele OR-leden elkaar op en werk tegelijk. Als dat fysiek niet kan, sms of mail elkaar dat ‘de tijd ingaat’. Bespreek daarna kort de inzet.
- Het schijnt een advies van de komiek Jerry Seinfeld te zijn: breek de ketting niet. Maak een kalender met daarop elke dag of elke week een OR-blok met tenminste één OR-actie. Zet als de actie af is een groot kruis door die actie. De dag erna weer enzovoort. Maak een ketting van kruisjes die je per se niet wilt breken.
- Spreek met de bestuurder af wanneer en hoe stukken aangeleverd worden. Met een goed voorblad of oplegvel kan de auteur het onderwerp, de status van het stuk, het doel van het stuk en de verdere procedure duidelijk maken.
- Zorg dat stukken niet deel voor deel en in verschillende concepten door de weken heen binnendruppelen. Dat levert veel papier en mail op die van de leden vraagt dat ze voortdurend ordenen. Zet de documenten liever op een plaats op een netwerk waar leden het zelf kunnen ophalen als ze een document willen. Zorg dat er in elk geval er één mail komt waar alles – eventueel met links – inzit.
Lifehacking is voor een deel tips-en-trucs maar gaat uiteraard vooral over sturen, leiding nemen en weer de baas zijn over apparaten – en andere storingen.
Meer tips over het OR-werk vindt u in de OR-werkwijzer >
