Het dagelijks bestuur van de OR zorgt er onder andere voor dat de OR zijn faciliteiten optimaal benut. Een belangrijke faciliteit is tijd, een schaars goed. Maar waaraan besteedt de OR zijn tijd? En doet hij dat effectief en efficiënt? Een handreiking om als dagelijks bestuur de principes van timemanagement toe te passen op het functioneren van de OR.
1. Prioriteiten stellen
Zorg dat de OR op het juiste moment met de juiste dingen bezig is. Onderwerpen die belangrijk en urgent zijn, komen direct op de OR-agenda. Zaken die belangrijk maar niet urgent zijn, komen in de planning van de OR. Zaken die niet belangrijk maar wel urgent zijn, delegeert de OR aan anderen. Zaken die niet belangrijk en niet urgent zijn, voert het dagelijks bestuur (DB) van de actielijst af.
Een OR laat zich soms leiden door de waan van de dag en gaat zonder kritisch na te denken direct met alles aan de slag. Door de onderwerpen te verdelen in genoemde categorieën ontstaat een helder overzicht van wat wanneer en door wie wordt uitgevoerd.
Zorg dat de OR op het juiste moment met de juiste dingen bezig is. Onderwerpen die belangrijk en urgent zijn, komen direct op de OR-agenda. Zaken die belangrijk maar niet urgent zijn, komen in de planning van de OR. Zaken die niet belangrijk maar wel urgent zijn, delegeert de OR aan anderen. Zaken die niet belangrijk en niet urgent zijn, voert het dagelijks bestuur (DB) van de actielijst af.
Een OR laat zich soms leiden door de waan van de dag en gaat zonder kritisch na te denken direct met alles aan de slag. Door de onderwerpen te verdelen in genoemde categorieën ontstaat een helder overzicht van wat wanneer en door wie wordt uitgevoerd.
2. Breng de tijdrovers van de OR en het DB in kaart
Denk samen na waaraan de OR en het DB de meeste tijd besteden. Dit kunnen bijvoorbeeld de vergaderingen zijn of het vele leeswerk. Bespreek waardoor dit komt. Brainstorm over de acties die OR of DB kunnen ondernemen om ervoor te zorgen dat deze problemen zich in de toekomst niet meer voordoen. Stel vast welke van deze actiepunten het noodzakelijk maken om de OR-werkwijze hierop aan te passen en voer de wijzigingen uit.
Denk samen na waaraan de OR en het DB de meeste tijd besteden. Dit kunnen bijvoorbeeld de vergaderingen zijn of het vele leeswerk. Bespreek waardoor dit komt. Brainstorm over de acties die OR of DB kunnen ondernemen om ervoor te zorgen dat deze problemen zich in de toekomst niet meer voordoen. Stel vast welke van deze actiepunten het noodzakelijk maken om de OR-werkwijze hierop aan te passen en voer de wijzigingen uit.
3. Evaluatie
Evalueer na enige tijd de doorgevoerde wijzigingen en uitgevoerde actiepunten. Zorgt dit inderdaad voor een efficiëntere en effectievere werkwijze van de OR? Leveren de gemaakte afspraken daadwerkelijk tijdswinst op? Zo niet, bepaal dan welke overige maatregelen OR en DB moeten nemen.
Evalueer na enige tijd de doorgevoerde wijzigingen en uitgevoerde actiepunten. Zorgt dit inderdaad voor een efficiëntere en effectievere werkwijze van de OR? Leveren de gemaakte afspraken daadwerkelijk tijdswinst op? Zo niet, bepaal dan welke overige maatregelen OR en DB moeten nemen.
4. Vergaderingen
Bekijk het vergaderschema kritisch. Klopt het aantal vergaderingen nog en zou een vergadering eventueel korter kunnen? Zet alleen punten op de agenda die urgent en belangrijk zijn en waarover voldoende informatie aanwezig is. Maak de agenda niet te lang. Neem eventueel een tijdsaanduiding bij de agendapunten op. Begin de vergadering op tijd en wacht niet op te laatkomers. Zorg dat de juiste mensen bij de vergaderingen aanwezig zijn. Dwaalt de OR vaak af, stel dan een procesbewaker aan.
Bekijk het vergaderschema kritisch. Klopt het aantal vergaderingen nog en zou een vergadering eventueel korter kunnen? Zet alleen punten op de agenda die urgent en belangrijk zijn en waarover voldoende informatie aanwezig is. Maak de agenda niet te lang. Neem eventueel een tijdsaanduiding bij de agendapunten op. Begin de vergadering op tijd en wacht niet op te laatkomers. Zorg dat de juiste mensen bij de vergaderingen aanwezig zijn. Dwaalt de OR vaak af, stel dan een procesbewaker aan.
5. Onervaren OR-leden
Besteed voldoende aandacht aan het snel inwerken van nieuwe OR-leden. Stel hiervoor een concreet inwerkplan op. Denk hierbij aan een mentorschap van ingewerkte leden voor de nieuwe leden. Kijk ook of het nodig is dat cursusonderdelen die specifiek bedoeld zijn voor nieuwe leden in de algemene OR-scholing een plek krijgen. De nieuwe leden kunnen ook individueel op een aantal onderdelen scholing volgen.
Besteed voldoende aandacht aan het snel inwerken van nieuwe OR-leden. Stel hiervoor een concreet inwerkplan op. Denk hierbij aan een mentorschap van ingewerkte leden voor de nieuwe leden. Kijk ook of het nodig is dat cursusonderdelen die specifiek bedoeld zijn voor nieuwe leden in de algemene OR-scholing een plek krijgen. De nieuwe leden kunnen ook individueel op een aantal onderdelen scholing volgen.
6. Lezen van stukken
Breng in kaart welke informatie de OR ontvangt. Oordeel of de OR deze informatie daadwerkelijk nodig heeft. Beoordeel of de informatie op een andere manier aan te leveren is. Bij een dikke notitie kan de organisatie vast een samenvatting met de belangrijkste punten aanleveren.
Moeten alle OR-leden alle stukken helemaal doorlezen? OR-leden die betrokken zijn bij het onderwerp en er al kennis van hebben, kunnen dergelijke stukken veel sneller lezen dan andere leden. Een cursus snellezen kan de leestijd ook aanmerkelijk verkorten.
Breng in kaart welke informatie de OR ontvangt. Oordeel of de OR deze informatie daadwerkelijk nodig heeft. Beoordeel of de informatie op een andere manier aan te leveren is. Bij een dikke notitie kan de organisatie vast een samenvatting met de belangrijkste punten aanleveren.
Moeten alle OR-leden alle stukken helemaal doorlezen? OR-leden die betrokken zijn bij het onderwerp en er al kennis van hebben, kunnen dergelijke stukken veel sneller lezen dan andere leden. Een cursus snellezen kan de leestijd ook aanmerkelijk verkorten.
7. OR-commissies
Maak heldere instellingsbesluiten met taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de commissies. Formuleer concrete opdrachten aan de commissies. Wanneer commissies pre-adviezen voor de OR opstellen, verdeelt de OR automatisch de behandeling van stukken beter. In vergaderingen kan de OR op basis van deze pre-adviezen ook sneller en beter onderbouwde besluiten nemen. Mits de overige leden vertrouwen hebben in de bijdrage van de commissie en het werk niet opnieuw willen doen.
Maak heldere instellingsbesluiten met taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de commissies. Formuleer concrete opdrachten aan de commissies. Wanneer commissies pre-adviezen voor de OR opstellen, verdeelt de OR automatisch de behandeling van stukken beter. In vergaderingen kan de OR op basis van deze pre-adviezen ook sneller en beter onderbouwde besluiten nemen. Mits de overige leden vertrouwen hebben in de bijdrage van de commissie en het werk niet opnieuw willen doen.
8. Vergaren van informatie
Breng het netwerk van de individuele OR-leden en de OR in kaart. Zo ontstaat een helder beeld voor welke onderwerpen de OR welke netwerkcontacten in kan schakelen. Dit voorkomt dat de OR het wiel steeds zelf uit gaat vinden. Kijk welke OR-leden handig zijn in het vergaren van informatie vanuit de organisatie of bijvoorbeeld via internet. Geef ze hiertoe specifieke opdrachten.
Breng het netwerk van de individuele OR-leden en de OR in kaart. Zo ontstaat een helder beeld voor welke onderwerpen de OR welke netwerkcontacten in kan schakelen. Dit voorkomt dat de OR het wiel steeds zelf uit gaat vinden. Kijk welke OR-leden handig zijn in het vergaren van informatie vanuit de organisatie of bijvoorbeeld via internet. Geef ze hiertoe specifieke opdrachten.
9. Kwaliteiten
Inventariseer de individuele kwaliteiten van de OR-leden. Zet de leden op basis hiervan in. Laat iemand die slecht uit zijn woorden komt en niet bekend is met het onderwerp niet het woord doen tijdens de overlegvergadering. Dit kost de persoon waarschijnlijk enkele dagen om het goed voor te bereiden en levert nooit het gewenste resultaat.
Bedenk dat niet alle dingen perfect hoeven te gebeuren. Een interne memo aan de OR-leden hoeft niet zo goed in elkaar te zitten als het OR-bulletin voor de medewerkers.
Inventariseer de individuele kwaliteiten van de OR-leden. Zet de leden op basis hiervan in. Laat iemand die slecht uit zijn woorden komt en niet bekend is met het onderwerp niet het woord doen tijdens de overlegvergadering. Dit kost de persoon waarschijnlijk enkele dagen om het goed voor te bereiden en levert nooit het gewenste resultaat.
Bedenk dat niet alle dingen perfect hoeven te gebeuren. Een interne memo aan de OR-leden hoeft niet zo goed in elkaar te zitten als het OR-bulletin voor de medewerkers.
10. Digitaliseren
Bijna alle OR-leden kunnen op hun werk of thuis gebruikmaken van een pc. Stem de werkwijze van de OR hierop af. Kijk of de OR zaken wellicht via de mail kan afhandelen in plaats van het op de agenda te zetten. Werk zo veel mogelijk met standaardsjablonen en verstuur de post per mail. Staan de verkiezingen voor de deur, denk eens aan digitale verkiezingen. Dat scheelt een hoop aan het versturen van allerlei correspondentie en de verkiezingsdag vraagt geen bemensing van stembureaus. Daarnaast is met één druk op de knop de uitslag bekend.
Bijna alle OR-leden kunnen op hun werk of thuis gebruikmaken van een pc. Stem de werkwijze van de OR hierop af. Kijk of de OR zaken wellicht via de mail kan afhandelen in plaats van het op de agenda te zetten. Werk zo veel mogelijk met standaardsjablonen en verstuur de post per mail. Staan de verkiezingen voor de deur, denk eens aan digitale verkiezingen. Dat scheelt een hoop aan het versturen van allerlei correspondentie en de verkiezingsdag vraagt geen bemensing van stembureaus. Daarnaast is met één druk op de knop de uitslag bekend.
11. Delegeer
Houd je als DB vooral bezig met het managen van de OR. Veel uitvoerende taken kunnen de OR-leden overnemen. Zorg voor een evenredige taakverdeling binnen de OR. Stel waar mogelijk projectgroepen in, waarbij ook niet OR-leden aansluiten. Soms scheelt het tijd om niet zelf iets uit te zoeken maar gebruik te maken van een interne of externe deskundige.
Stap over de angst heen dat zaken anders gebeuren dan wanneer u ze zelf uitvoert. Dit maakt het delegeren eenvoudiger.
Houd je als DB vooral bezig met het managen van de OR. Veel uitvoerende taken kunnen de OR-leden overnemen. Zorg voor een evenredige taakverdeling binnen de OR. Stel waar mogelijk projectgroepen in, waarbij ook niet OR-leden aansluiten. Soms scheelt het tijd om niet zelf iets uit te zoeken maar gebruik te maken van een interne of externe deskundige.
Stap over de angst heen dat zaken anders gebeuren dan wanneer u ze zelf uitvoert. Dit maakt het delegeren eenvoudiger.
